Każda praca biurowa, wiąże się z "produkcją" ogromnej ilości dokumentów. Dlatego też bardzo ważne jest zwrócenie uwagi na zagospodarowanie odpowiedniej przestrzeni w której będą przechowywane dokumenty. W tej kwestii, niezbędnym narzędziem są segregatory. Czym właściwie są? To nic innego jak sztywne kartonowe lub wykonane z tworzyw sztucznych okładki z możliwością wpięcia przedziurkowanych dokumentów, przekładek, koszulek lub skoroszytów czy też teczek z perforacją poprzez nałożenie na otwarte ringi ulokowanego wewnątrz tychże okładek mechanizmu.

W sklepach z artykułami papierniczymi można znaleźć właśnie takie segregatory które wpisują się w tę definicję, ale i takie o niestandardowych rozmiarach i kształtach. Jak już wspomniano, segregatory służą do organizacji dokumentów w biurze, arkuszy będących obiektem pracy. Jednak te twarde okładki doskonale sprawdzą się również w prowadzeniu domowej księgowości. Można w nich przechowywać wyciągi bankowe, akty notarialne nieruchomości, rachunki i inne ważne dokumenty. Spośród klasycznych segregatorów wyróżnia się panoramiczne. Ten rodzaj doskonale sprawdzi się w organizacji i prezentacji materiałów szkoleniowych. To wszystko za sprawą przezroczystych grzbietów oraz kieszeni, które z kolei można złożyć do formatu stron tytułowych, informacyjnych bądź etykiet. Dzięki takiemu rozwiązaniu dokumentacja będzie atrakcyjna oraz czytelna.

Modułowy mechanizm grzbietu, pozwala na dostosowania formatu do indywidualnych potrzeb użytkownika. Podczas szkoleń niezwykle przydatne wydają się być segregatory w formie stojaków prezentacyjnych. Najczęściej dostosowane są do odpowiedniego formatu arkuszy papieru, co więcej mogą być prezentowane zarówno w pionie jak i poziomie. Jeśli chodzi o rozmiary, to w tym aspekcie nie ma żadnych reguł. Jedynym kryterium wyboru odpowiedniego formatu segregatora do indywidualnych potrzeb użytkownika. Niemniej istotna jest grubość grzbietu. Ta z kolei zależna jest w dużej mierze od mechanizmu segregatora zazwyczaj średnia szerokość wynosi mniej więcej 9 centymetrów, a więc optymalna szerokość która pełni funkcje estetyczną ale i praktyczną.