Gdy umieszczamy arkusze dokumentów w wszelkiego rodzaju organizerach np. segregatorach lub skoroszytach musimy pamiętać o odpowiednich oznaczeniach plików, dzięki czemu organizery będą przejrzyste, a co się z tym wiąże - przeszukiwanie ich, nie będzie obowiązkiem, a czystą przyjemnością! Niezwykle przydatne w tym celu okazują się być przekładki oraz zakładki indeksujące. Szczególnie istotne są właśnie przekładki, których głównym zadaniem jest przekazywanie użytkownikowi informacji jakie dokumenty znajdują się w segregatorach oraz oddzielają poszczególne pliki. Jednak przekładki nie sprawdzą się, jeśli uprzednio użytkownik nie zadba o to, by wszystkie dokumenty stanowiły spójna całość. W rezultacie połączenia odpowiedniej organizacji oraz przekładek otrzymuje się idealnie zestawiony zbiór arkuszy łatwy do odnalezienia, selekcjonowania i odczytania.

Idealnie zebrane, posegregowane dokumenty powinny po lewej stronie posiadać specjalne otwory do wpinania, zaś po przeciwległej stronie muszą znajdować się krawędzie zestawionych arkuszy. Wymienia się dwa rodzaje oddzielania poszczególnych dokumentów. Pierwszym z nich jest wyróżnienie całej krawędzi, drugim zaś indeksy zwane również registrami. Te drugie zazwyczaj znajdują się u góry bądź na dole krawędzi. Ważne by opis był widoczny w każdej perspektywie. Wyróżnia się kilka rodzajów indeksów, z pośród których można wybrać taki, który w jak największym stopniu spełni indywidualne potrzeby: - indeks alfabetyczny; - indeks numeryczny; - indeks w układzie miesięcznym; - indeks na dane osobowe.

Registry różnią się od siebie również pod względem tekstury. Najbardziej popularne są gładkie ponieważ dają możliwość sporządzenia na ich powierzchni notatek. Jeśli chodzi o materiały, z jakich wykonane są przekładki, to tu do dyspozycji mamy zazwyczaj dwa: tworzywa sztuczne oraz kartony. Biorąc pod uwagę rozmiary, to są one w dużym stopniu zależne od formatu arkusza papieru na którym znajduje się dokument. Ze względów oczywistych, najbardziej popularne są przekładki dostosowane do formatu A4, który został rozszerzony o dodatkową formę o nazwie A4 Maxi. Ten wariant jest przeznaczony głównie do oddzielania dokumentów znajdujących się w koszulkach, indeks dopinany jest właśnie do nich, dzięki czemu informacja na nich zawarta jest niezwykle widoczna oraz czytelna. Przekładki nie byłyby użyteczne, gdyby nie odpowiedni sposób wpinania dokumentów. Zazwyczaj są to uniwersalne sposoby wpięcia lub sprecyzowane pod rodzaj segregatora czy skoroszytu.