Segregator to nie tylko jeden z najprostszych, ale i najbardziej przydatnych przedmiotów wykorzystywanych w procesie archiwizacji. Ich zastosowanie jest charakterystyczne nie tylko dla każdego domu, ale również dla większości firm, służą przy tym nie tylko do przechowywania dokumentacji, ale również umów, gwarancji oraz innych dokumentów, których z różnych przyczyn nie wolno nam wyrzucić. Może się wydawać, że sprzęt ten jest na tyle nieskomplikowany, że jego dopasowanie do naszych potrzeb jest niemal intuicyjne. Okazuje się jednak, że może być inaczej.

Dzieje się tak przede wszystkim dlatego, że segregatory są oferowane w różnych rodzajach, a wyróżniają je parametry, których istnienia często nie jesteśmy nawet świadomi. Na wstępie wypada podkreślić, że podstawowym przeznaczeniem sprzętu tego rodzaju jest archiwizacja dokumentów. Już choćby dlatego pierwszym czynnikiem, który powinniśmy brać po uwagę podczas ich zakupu jest ich rozmiar. Okazuje się przy tym, że duże znaczenie ma nie tylko sam format papieru. Największą popularnością cieszą się segregatory o wielkości A4 i zazwyczaj umożliwia on wpięcie dziurkowanych kartek o takich samych wymiarach.

Jeśli więc zależy nam na przechowywaniu dokumentów w koszulkach, najprawdopodobniej będzie się to wiązało z koniecznością znalezienia sprzętu charakteryzującego się nieco większym marginesem szerokości. Innym problemem, z którego najczęściej zdajemy sobie sprawę dopiero po dokonaniu zakupu, jest rozmiar grzbietu segregatora. Przyjmuje się zasadę, że im jest on szerszy, tym więcej treści może zmieścić w sobie segregator. Co więcej, my sami będziemy w stanie umieścić na takim grzbiecie więcej informacji. Oczywiście, w drugim z wymienionych przypadków przyda nam się również obecność zafoliowanej kieszonki, do której można będzie włożyć kawałek papieru o odpowiednim rozmiarze. Pewien problem dla użytkownika może stanowić również stosowany w danym segregatorze rodzaj zapięcia. Najbardziej popularne jest zapięcie na tak zwany zamek ringowy, nie jest to jednak jedyne stosowane rozwiązanie.